Regolamento operativo dei Mediaform Authorised Centres

Il presente Regolamento descrive i principali requisiti organizzativi e le regole operative applicabili alle sedi appartenenti alla rete MAC – Mediaform Authorised Centres nell’ambito del sistema di certificazione linguistica DILE – Diploma Internacional de Lengua Española.

Le disposizioni sono finalizzate ad assicurare uniformità organizzativa, sicurezza delle sessioni, corretta identificazione dei candidati, tracciabilità documentale e applicazione coerente delle procedure definite da MEDIAFORM E.Q.I.A.

Ciascun MAC opera sotto il coordinamento e il controllo dell’Ente e nell’ambito delle funzioni espressamente attribuitegli.

Prima dell’inserimento di una sede nella rete MAC, MEDIAFORM E.Q.I.A. effettua verifiche preventive volte ad accertarne l’idoneità rispetto alle attività certificatorie da svolgere.

In relazione alla modalità d’esame prevista, la sede deve poter assicurare:

• locali idonei allo svolgimento controllato delle sessioni;
• spazi adeguati rispetto al numero dei candidati;
• condizioni coerenti con i requisiti di sicurezza e accessibilità;
• dotazioni informatiche e tecnologiche adeguate, ove necessarie;
• connessione internet adeguata per le attività informatizzate;
• corretta identificazione dei candidati;
• vigilanza durante lo svolgimento delle prove;
• custodia e gestione sicura della documentazione d’esame;
• applicazione delle procedure operative definite dall’Ente.

Il sistema DILE distingue chiaramente le responsabilità proprie di MEDIAFORM E.Q.I.A. dalle attività operative svolte presso le sedi MAC.

Il MAC deve assicurare la presenza del personale operativo necessario al corretto svolgimento della sessione e garantire che le persone incaricate conoscano le istruzioni e le procedure applicabili alla funzione svolta.

In particolare, il personale di sede deve essere in grado di:

• effettuare correttamente le operazioni preliminari;
• verificare l’identità dei candidati;
• assicurare la sorveglianza durante le prove;
• gestire eventuali anomalie secondo le procedure previste;
• compilare il registro di sessione e le relative verbalizzazioni;
• garantire la riservatezza dei materiali e dei dati trattati.

Le funzioni professionali di Test Developer, Correttore ed Esaminatore sono disciplinate separatamente dal sistema DILE e sono attribuite a personale formalmente incaricato da MEDIAFORM E.Q.I.A.

Le sessioni DILE si svolgono ordinariamente presso una sede MAC previamente autorizzata, con presenza fisica del candidato e sotto la vigilanza del personale incaricato.

Le attività presso il MAC devono essere eseguite secondo una sequenza organizzativa uniforme, idonea a garantire la ricostruibilità e la tracciabilità della sessione.

Nelle sessioni informatizzate, le operazioni prodotte dalla piattaforma possono essere associate ai relativi log, riferimenti temporali e informazioni generate dal sistema utilizzato.

Il MAC è tenuto a proteggere la riservatezza e l’integrità dei materiali e delle informazioni utilizzate nell’ambito della sessione.

• i materiali d’esame devono essere accessibili esclusivamente ai soggetti autorizzati;
• è vietata la riproduzione, diffusione o utilizzazione non autorizzata delle prove;
• durante la sessione devono essere impediti comportamenti contrari alle regole d’esame;
• eventuali anomalie o circostanze rilevanti devono essere documentate nel registro di sessione;
• le segnalazioni devono essere trasmesse a MEDIAFORM E.Q.I.A. secondo le procedure applicabili.

I dati personali trattati nell’ambito delle attività di sessione devono essere gestiti nel rispetto della normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali e delle istruzioni impartite dall’Ente.

Il MAC deve adottare misure organizzative idonee a impedire accessi non autorizzati, diffusione impropria, perdita o alterazione dei dati e della documentazione affidata.

La documentazione relativa ai candidati deve essere utilizzata esclusivamente per le finalità connesse alle attività certificatorie e amministrative previste.

Le tariffe ufficiali DILE sono rese conoscibili attraverso il sito istituzionale dedicato prima della formalizzazione dell’iscrizione.

Il MAC deve fornire ai candidati informazioni coerenti con quelle ufficialmente pubblicate da MEDIAFORM E.Q.I.A. e deve evitare comunicazioni economiche difformi, ambigue o non aggiornate.

MEDIAFORM E.Q.I.A. mantiene il coordinamento, il monitoraggio e il controllo delle sedi MAC durante il rapporto di autorizzazione, verificando il mantenimento dei requisiti organizzativi, logistici e tecnologici.

Il MAC deve collaborare con le attività di verifica previste dall’Ente e mettere a disposizione, quando richiesto, le evidenze e la documentazione necessarie alla ricostruzione delle sessioni.

• mantenimento dell’idoneità della sede;
• corretta applicazione delle procedure operative;
• integrità e tracciabilità della documentazione;
• adeguatezza delle dotazioni necessarie;
• gestione corretta dei candidati e delle sessioni;
• collaborazione con le verifiche dell’Ente.

MEDIAFORM E.Q.I.A. promuove, ove compatibile con le modalità d’esame e con le esigenze di tracciabilità, l’utilizzo di processi digitali per la gestione amministrativa, la comunicazione, la registrazione delle attività e la verifica documentale.

Tale impostazione consente di ridurre l’impiego non necessario di supporti cartacei senza eliminare la modalità Paper-Based, che resta una delle modalità ordinarie previste dal sistema DILE.

I MAC sono tenuti a operare in conformità alle procedure e alle istruzioni vigenti al momento della specifica sessione.

Eventuali aggiornamenti organizzativi, tecnologici o procedurali sono comunicati da MEDIAFORM E.Q.I.A. attraverso i canali istituzionali e diventano applicabili secondo le indicazioni fornite dall’Ente.

In caso di dubbi interpretativi o necessità operative, il Centro deve rivolgersi alla struttura centrale MEDIAFORM E.Q.I.A. prima di adottare iniziative autonome che possano incidere sulla regolarità della sessione o sul processo certificatorio.